USLOVI UČESTVOVANJA NA PRIREDBAMA

Naš sajam DOO organizuje sajamske priredbe u cilju:

  • izlaganja proizvoda, predstavljanja proizvodnog procesa i prikazivanja tehničkih i drugih dostignuća u skladu sa programom određene sajamske priredbe,
  • predstavljanja usluga i uslužnih aktivnosti namenjenih tržištu,
  • uspostavljanja i održavanja poslovnih veza između dva i vise izlagača,
  • zaključivanja poslovnih ugovora između izlagača i kupaca,
  • unapređenja trgovinske i poslovno-tehničke saradnje zainteresovanih strana.

Sajamske priredbe se održavaju u zatvorenom, na poluotvorenom i otvorenom izložbenom prostoru.

Naš sajam DOO određuje termin, dužinu trajanja i radno vreme pojedinih priredbi.

Kao izlagači na sajamskim priredbama mogu da učestvuju pravna lica koja se bave proizvodnjom ili prometom robe, odnosno pružanjem usluga, po pravilu iz svih privrednih grana, sem ako određena priredba nije organizovana sa usmerenjem  na određene privredne grane. U tom slučaju, robne grupe proizvoda i usluga na sajamskim priredbama utvrđuje Naš sajam doo u skladu sa programom određene sajamske priredbe. Izlaganje proizvoda koji nisu u programu nije dozvoljeno.

Izlagači (pravna lica koji izlažu sopstvene proizvode ili usluge) za to zakupljuju određeni izložbeni prostor i pravo na registraciju u zvaničnom sajamskom katalogu, kao i pravo na korišćenje svih ostalih usluga koje se nalaze u ponudi za određeni sajam. Izlagači svoj naziv ističu na frizu štanda.

Ukoliko se na štandu koji je iznajmio izlagač izlažu i eksponati drugih firmi i prisustvuje osoblje tih drugih firmi, one su u obavezi da budu prijavljene kao suizlagači. Suizlagači se obavezno navode na prijavama za učestvovanje, registruju u zvaničnom sajamskom katalogu i plaćaju pripadajuću upisninu. Suizlagači svoj naziv ističu ravnopravno sa izlagačima na frizu štanda. Ukoliko izlagač prijavljuje suizlagača za učešće i registraciju u zvaničnom sajamskom katalogu, on je u obavezi da uz prijavu priloži i ovlašćenje suizlagača.

Ako izlagač ne prijavi suizlagače ili pruži nekompletne podatke u svojoj prijavi, Naš sajam DOO ima pravo da od izlagača naknadno naplati troškove suizlagačkih upisnina.

Indirektni izlagači, firme koje osim putem brošura, prospekata ili slične publikacije, nisu fizički prisutne na sajmu, nisu dozvoljeni.

Na priredbama koje organizuje Naš sajam DOO, dozvoljeno je ugovaranje prodaje izložene robe. Dozvoljena je  prodaja na malo robe namenjene širokoj potrošnji, sem u određenim slučajevima koje odredi Naš sajam DOO. Prodata roba ne sme da se odnosi niti uklanja sa štanda pre završetka sajamske priredbe, izuzev robe koja se prodaje na malo.

PRIJAVA ZA UČESTVOVANJE

Za učestvovanje na sajamskim priredbama podnose se prijave za učestvovanje i registraciju u zvaničnom sajamskom katalogu, na obrascima koje izdaje Naš sajam DOO.

Rok za podnošenje prijava navodi se u pozivima za učešće i drugim materijalima određene sajamske manifestacije.

Prijave za učestvovanje i registraciju u zvaničnom sajamskom katalogu svojeručno potpisuje izlagač ili ovlašteno lice, i overava pečatom koji se koristi u poslovnoj korespodenciji izlagača.

Sve rubrike u obrascu prijave popunjava izlagač.

Prijave za učestvovanje i registraciju u zvaničnom sajamskom katalogu smatraju se ugovorima zaključenim između podnosioca i Naš sajam DOO. 

Naš sajam doo ima pravo da prijavu za učestvovanje prihvati ili ne prihvati.

Odluku o prihvatanju ili neprihvatanju prijave za učestvovanje Naš sajam DOO donosi i o odluci pismeno obaveštava podnosioca prijave u roku od 15 dana od dana prijema prijave. Ukoliko Naš sajam DOO u određenom roku ne obavesti podnosioca prijave o svojoj odluci, smatraće se da je prijava za učestvovanje prihvaćena.

Podnetu prijavu za učestvovanje izlagač može da povuče u roku do 15 dana pod uslovom da Naš sajam DOO nije u međuvremenu potvrdio prijem i prihvatanje prijave za učestvovanje. U slučaju povlačenja podnete prijave nakon navedenog roka, ili potvrde o prihvatanju prijave, izlagač je obavezan da plati izlagačku upisninu, zakupninu za prijavljeni izložbeni prostor, kao i ostale troškove nastale odustajanjem izlagača. Izuzetno, Naš sajam DOO u opravdanim slučajevima može da oslobodi izlagača ove obaveze, u celini ili delimično.

ZAKUP IZLOŽBENOG PROSTORA I CENE USLUGA

Naš sajam DOO utvrđuje cenu zakupa izložbenog prostora, izlagačke upisnine i pojedinačne cene usluga. Potpisivanjem prijava za učestvovanje i obaveznu registraciju u zvaničnom sajamskom katalogu, odnosno potpisivanjem zahteva za određene usluge, izlagač prihvata utvrđene cene.

Naš sajam DOO za svaku priredbu pojedinačno utvrđuje minimum izložbenog prostora koji izlagač može da zakupi.

Zakupljeni izložbeni prostor izlagač ne može nikome da ustupi na korišćenje, ni u celini ni delimično – izlagač nema pravo podzakupa.

Naš sajam DOO ima pravo da izložbenI prostor, u pogledu veličine, uveća ili umanji u zavisnosti od mogućnosti određivanja lokacije. Uvećanje, odnosno umanjenje izložbenog prostora može da iznosi do 30 odsto od zvanično prijavljene površine izložbenog prostora.

Zakupnina izložbenog prostora i naknade za korišćenje određenih usluga plaćaju se na način i pod uslovima utvrđenim na prijavama za svaku pojedinačnu sajamsku manifestaciju.

Zakupnina izložbenog prostora se obračunava prema bruto površini dodeljenog izložbenog prostora, pri čemu se svaki započeti kvadratni metar se računa kao ceo.

Reklamacije na fakture koje je ispostavio Naš sajam DOO podnose se u roku od 7 dana od dana prijema fakture.

Naš sajam DOO raspoređuje izložbeni prostor i određuje izlagačima mesto izlaganja. Naš sajam DOO zadržava pravo da, ako je to u interesu priredbe, vrši premeštanje izlagača sa već dodeljenog izložbenog prostora na drugu lokaciju.

Raspored izložbenog prostora vrši se po principu grupisanja istih ili srodnih privrednih grana, odnosno sličnih ili srodnih eksponata ili po drugim merilima koje odredi Naš sajam DOO.

Naš sajam doo dostavlja svakom izlagaču podatke o dodeljenom izložbenom prostoru sa odgovarajućom skicom tog prostora.

Vreme korišćenja zakupljenog izložbenog prostora pre početka, odnosno posle završetka sajamske priredbe, utvrđuje Naš sajam doo za svaku priredbu posebno, o čemu blagovremeno obaveštava prijavljene izlagače.

Izlagač se obavezuje da poštuje termin otvaranja, zatvaranja i radnog vremena sajamske manifestacije, a posebno da štand sa eksponatima bude u funkciji do zatvaranja sajamske manifestacije.
U slučaju odustajanja izlagača, Naš sajam DOO zadržava pravo da slobodno raspolaže dodeljenim izložbenim prostorom koji je bio predmet zakupa.

UREĐENJE ŠTANDOVA

Svaki štand u planu raspodele izložbenog prostora ima svoju posebnu oznaku-broj štanda, upisan naziv i mesto izlagača-suizlagača, kvadraturu, a ako je dostupno, i obeležena mesta priključka vode, struje, telefona i mesta hidranta za zaštitu od požara.

Natpisi firmi izlagača se postavljaju na lice štanda. Ako štand ima više lica natpis mora da se postavi na svakoj strani štanda. Natpis firme mora biti udaljen od susednog štanda toliko da ne zbunjuje posetioce sajma u pogledu pripadnosti.

Za vreme trajanja sajma, ambalaža se ne sme ostaviti izvan štanda, niti na bilo koje drugo vidljivo mesto, osim na način koji je predviđen za čišćenje hale i štandova u vreme održavanja priredbe.

Izlagači su obavezni da u okviru štanda poštuju pravila lojalne konkurencije, dobrog poslovnog ponašanja i utvrđenog kućnog reda.

Zabranjene su:

  • Glasne demonstracije i prezentacije firme, programa i proizvoda
  • Najavljivanja, objavljivanja i oglašavanja koja ometaju ostale izlagače
  • Sukobi sa konkurencijom, ostalim osobljem i posetiocima sajma

Izlagač je dužan da sve instalacije, uređaje, eksponate i štand održava u ispravnom stanju. Ako se u okviru izložbenog prostora nalazi protivpožarni hidrant ili razvodni orman za struju, pristup do njih mora da bude slobodan. Isto tako mora da bude obezbeđen slobodan pristup pomoćnim izlazima iz hale. Za dekoraciju štandova ne mogu se koristiti lako zapaljivi materijali. Udaljenost izvora osvetljenja od zapaljivih površina ne sme da bude manja od 40 cm. 

Za nepoštovanje bilo koje od navedenih tačaka tehničkih uslova izlagač će snositi sledeće posledice:

  • Svi predmeti i delovi štanda koji nisu u skladu sa postojećim uslovima odmah će se demontirati o njegovom trošku.
  • Za sva oštećenja se naplaćuje šteta utvrđena komisijski.

Po obliku, estetskom izgledu i kvalitetu štand treba da odgovara opštoj koncepciji prostora za određenu sajamsku priredbu.Izlagač o svom trošku rešava uređenje izložbenog prostora.

Za period pripreme i raspremanja izložbenog prostora izlagači plaćaju obaveznu naknadu zajedničkih troškova. Visina naknade i nosioci obaveze plaćanja određuju se cenovnikom sajma.

Kretanje i boravak ljudi u hali moguće je samo uz identifikacione isprave. Svaki izlagač/izvođač ima pravo na maks. 10 besplatnih identifikacionih isprava.

Radovi na uređenju i raspremanju štandova obavljaju se po pravilu u vremenu i u rokovima koji se utvrđuju za svaku manifestaciju. Izuzetno Naš sajam doo može doneti odluku da se navedeno radno vreme produži ili skrati, o čemu blagovremeno obaveštava izlagače.

Iznajmljeni štand elementi se ne mogu oštećivati, iznositi van štanda ili iz hale. U slučaju štete izlagač je dužan da plati vrednost jednaku gubitku novog elementa za sva, makar i slučajna oštećenja, kao i 100% cene zakupa za gubitak profita. Sve štete konstatuju se komisijski, zapisnikom.

Posle izvršene primopredaje štandova uoči otvaranja priredbe ne primaju se reklamacije.

Izložbeni prostor mora da bude vraćen u stanju u kome je predat izlagaču na korišćenje: uklonjena oprema i materijal, izložbeni eksponati i svi predmeti bez ostatka. Otklanjanje oštećenja vrši se na teret izlagača.

Oštećenja nastala u vremenu korišćenja izložbenog prostora od strane izlagača utvrđuje komisija koju odredi Naš sajam DOO, uz obavezno prisustvo ovlašćenog predstavnika izlagača/izvođača. U slučaju neopravdanog odsustva predstavnika izlagača/izvođača, Naš sajam DOO utvrđuje oštećenje samostalno, komisijskim zapisnikom.

Van radnog vremena sajamske priredbe koja je u toku, nadzor nad izložbenim prostorima i čuvanje izložbenih eksponata obezbeđuje Naš sajam DOO i izlagači u dogovoru sa angažovanom službom.

Izlagači se moraju striktno pridržavati propisanog radnog vremena i rokova za uređenje štandova i uklanjanje eksponata nakon priredbe, a koji se utvrđuju za svaku priredbu posebno.

TEHNIČKE USLUGE

Za određene sajamske manifestacije u ponudi su tehničke usluge navedene u propratnim materijalima sa informacijama o uslugama koje je Naš sajam DOO u mogućnosti da pruži.

To mogu biti:

  • Električna energija
  • Telefon
  • Nameštaj i oprema
  • Angažovanje osoblja
  • Osiguranje eksponata, i sl

Navedene usluge ne ulaze u cenu zakupa izložbenog prostora i podležu posebnoj naplati.

EKSPONATI

Izlagač ne sme da postavlja eksponate izvan izložbenog prostora koji je zakupio.

Eksponati koji se izlažu u zatvorenom izložbenom prostoru, moraju da budu gabarita (dimenzija i težine) u skladu sa karakteristikama iznajmljenog štanda

Za eksponate koji se izlažu na poluotvorenom i otvorenom izložbenom prostoru, posebno ako je predviđeno demonstriranje njihovog rada, izlagač mora da obezbedi odgovarajuću podlogu ukoliko je potrebna veća nosivost tla od nosivosti predviđene na izložbenom prostoru koji je dodeljen izlagaču. Po završenoj sajamskoj priredbi izlagač je dužan da demontira i odnese podlogu i teren dovede u prvobitno stanje.
Izlagač je dužan da uvedene neophodne sigurnosne mere za zaštitu ljudi, kao i obezbeđenje imovine i trećih lica, od opasnosti koje mogu da nastanu izlaganjem i demontiranjem eksponata. Eksponati za koje izlagač nije obezbedio neophodne sigurnosne mere ne mogu da budu izloženi na sajamskoj priredbi.

Ako se izlažu prototipovi pojedinih proizvoda to mora da bude vidljivo naznačeno na eksponatu.

Na eksponatima namenjenim prodaji na malo, izloženim za tu namenu na određenim izložbenim prostorima, moraju da budu vidljivo istaknute maloprodajne cene na svakom eksponatu.

U poslovnim biroima može da se drži propagandno-reklamni materijal, stručna literatura i odgovarajuća birotehnika potrebna za rad poslovnog biroa.

Za vreme montaže, uređenja i demontaže štanda, kao i u radno vreme sajamske priredbe, izlagač o svom trošku – sam ili preko organizatora sajma obezbeđuje čuvanje eksponata na štandu. Van radnog vremena sajamske priredbe koja je u toku, nadzor nad izložbenim prostorima i čuvanje izloženih eksponata obezbeđuje Naš sajam DOO.

OSIGURANJE

Na svim priredbama koje organizuje Naš sajam doo,  eksponati i druga imovina izlagača moraju da budu osigurani od krađe, oštećenja i slično.
Osiguranje eksponata i druge imovine izlagača mora da obuhvati vremenski period od istovara robe na sajamskom prostoru do utovara u transportno sredstvo u odlasku robe sa sajamskog prostora.
Izlagač može svoju robu da osigura sam preko osiguravajućeg zavoda ili preko osiguranja koje obezbeđuje Naš sajam DOO.

Odgovornost za štetu nastalu na eksponatima ili drugoj imovini izlagača, ukoliko nisu osigurani na jedan od načina navedenih u potpunosti snosi izlagač.

Naš sajam doo ne preuzima nikakvu odgovornost za bilo kakav nesrećni slučaj ili povredu koja bi mogla da se desi izlagačima ili osobama koje oni na bilo koji način angažuju za vreme trajanja priredbe, kao i pripremnih i završnih radnji u okviru priredbe.

REKLAMA I OGLAŠAVANJE

Izlagači imaju pravo da reklamiraju i oglašavaju svoje proizvode i usluge u okviru sajamskog prostora, u skladu sa poslovnim običajima:

  • oglašavanjem u zvaničnom katalogu sajamske priredbe,
  • oglašavanjem u službenim sajamskim publikacijama,
  • isticanjem reklama na za to predviđenim površinama i objektima,
  • deljenjem letaka i reklamnih uzoraka na štandu,
  • deljenjem letaka i reklamnih uzoraka van štanda,
  • kao i drugim vidovima reklame i propagande uz saglasnost organizatora sajma.

Uslovi korišćenja reklamno-oglasnih usluga određuju se cenovnikom ili se posebno ugovaraju.

Reklamni plakati (osim na sopstvenom štandu) mogu da se postavljaju na samo za to određenim mestima. Bez saglasnosti organizatora sajma izlagači ne mogu da postavljaju svoje reklamne elemente ili koriste ostale vidove reklame. Dozvoljeno je korišćenje isključivo poslovne reklame i propagande u skladu sa kodeksom o lojalnom postupanju na polju publiciteta.

Zvučna reklama i muzika mogu se koristiti u okviru štanda izlagača samo pod uslovom da ne remete poslovanje drugih izlagača, a termin i dužina trajanja posebnih promocija i programa za posetioce na štandu moraju unapred biti prijavljeni organizatoru sajamske manifestacije.

Izlagač može davati intervjue samo na prostoru svog sopstvenog štanda.

Za svaku sajamsku priredbu Naš sajam doo po pravilu izdaje zvanični katalog (sa ili bez CD). Primerak kataloga pripada svakom izlagaču bez naplate.

IZLAGAČKE LEGITIMACIJE – AKREDITACIJE

Izlagačka legitimacija-akreditacija važi kao punomoćje, što znači da lice na čije ime glasi legitimacija, punovažno zastupa izlagača na sajamskoj priredbi u pogledu svih prava i obaveza.

Za zakupljeni izložbeni prostor izlagaču pripadaju 2 (dve) izlagačke legitimacije-akreditacije bez naplate. Izlagačke legitimacije-akreditacije preko naznačenog broja se posebno naručuju i plaćaju.

Suizlagači koji izlažu u okviru izložbenog prostora nosioca zakupa izložbenog prostora, dobijaju po jednu izlagačku legitimaciju bez naplate, na osnovu prijava o učestvovanju i obaveznoj registraciji u zvaničnom sajamskom katalogu.

Izlagačka legitimacija-akreditacije se popunjava na ime i može da je koristi samo lice na čije ime glasi. U slučaju zloupotrebe Naš sajam DOO će korisniku oduzeti legitimaciju-akreditaciju.

OBRASCI

Dokument o poslovnoj saradnji
Upitnik
NAŠ SAJAM DOO ZADRŽAVA PRAVO DA:
  • Otkaže ili promeni termin održavanja sajamske priredbe, o čemu je dužan da obavesti već prijavljene izlagače najmanje mesec dana pre predviđenog datuma održavanja sajamske priredbe.
  • Ukoliko prijavljeni izlagači ne otkažu izlaganje u pismenom obliku u roku od 15 dana po prijemu obaveštenja o promeni termina smatra se da su prihvatili novi termin. U slučaju promene termina održavanja sajamske priredbe neće biti umanjenja ugovorenih cena.
  • Proširi ili ograniči sajamsku priredbu po dužini trajanja, po vrsti proizvoda ili usluga koji mogu da budu izloženi, da određuje termine iz programa sajma, vreme posete sajamske priredbe i druge elemente priredbe od značaja za javni red.
  • Odredi cene izložbenog prostora, usluga, po potrebi parkinga i ulaznica.
  • Zabrani demonstriranje i ukloni sa izložbenog prostora, na teret i rizik izlagača, eksponate koji mogu da ugroze ljude i nanesu štetu tuđoj imovini, ako izlagač ne uvede neophodne sigurnosne mere.
  • Zabrani unošenje u izložbeni prostor eksponata preko dozvoljene visine i težine,
  • Ukloni reklamno-oglasni materijal postavljen van za to određenih mesta.
  • Ukloni sa štanda osoblje izlagača koje se ne pridržava sajamskog reda i da po potrebi zatvori štand izlagača do dolaska zamene osoblja.
  • Obustavi izlaganje izlagaču koji i pored upozorenja:
    1. izlaže eksponate van zakupljenog izložbenog prostora,
    2. za vreme sajamske priredbe ne održava štand u ispravnom stanju,
    3. ne obezbedi da osoblje bude na štandu u toku radnog vremena utvrđenog za izlagače za svaku sajamsku priredbu,
    4. ometa rad ostalih učesnika i posetilaca, naročito ako je to ometanje prouzrokovano preglasnim korišćenjem internog ozvučenja na štandu čiji intenzitet mora biti prilagođen važećim sajamskim standardima (ne veći od 50 decibela),
    5. dozvoli odnošenje eksponata tokom trajanja sajamske priredbe, izuzev eksponata koji se prodaju na malo,
    6. koristi propagandni i reklamni materijal koji nije poslovne prirode ili je u suprotnosti sa Međunarodnim kodeksom o lojalnom postupanju na polju publiciteta.
  • Propiše i naplati penale za postupanje i ponašanje suprotno uslovima i pravilima učešća na sajamskoj manifestaciji.
  • Imenuje pravna lica ovlašćena za pružanje ostalih usluga na sajamskoj manifestaciji (marketing, catering, logistiku, smeštaj i sl.).